home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ AOL File Library: 4,101 to 4,200 / aol-file-protocol-4400-4101-to-4200.zip / AOLDLs / Business Management / PROP_ V7.0 Property Manager / PROP-X70.exe / PROPERTY.ACS / PMEMO3.DOC < prev    next >
Text File  |  1995-03-19  |  10KB  |  253 lines
  1.  
  2.                         Memo Options:  Activity File
  3.  
  4. EacΦá Tenantá recorΣá ha≤á onσ Tenant mem∩á associateΣá witΦá it«á   EacΦ  ì
  5. activit∙ recorΣ no≈ ha≤ onσ Activit∙ mem∩ also.
  6.  
  7. Wh∙  tw∩  set≤  oµ memos┐  Prio≥ t∩ versioε 2.645¼ thi≤  prograφ  haΣ  onl∙ ì
  8. Tenantá  memos¼á  no⌠ an∙ activit∙ memos«á  Al∞ activit∙  record≤á  shareΣ  ì
  9. onσá commoε Tenant mem∩ anΣ coulΣ acces≤ tha⌠ onσ mem∩ froφá an∙á activit∙  ì
  10. recorΣ createΣ  iε thσ future«á  Let'≤ say¼ fo≥ example¼ yo⌡ establisheΣ  ß  ì
  11. Tenantá recorΣ fo≥ "XY┌ Corporationó anΣ theε importeΣ ß 10,00░á characte≥  ì
  12. proposa∞á int∩ thσ Tenant mem∩ fo≥ "XY┌ Corporation"«á   Late≥ on¼á a≤ yo⌡ ì
  13. createΣá man∙ activit∙  record≤ fo≥ "XY┌ Corporation"¼á yo⌡ coulΣ vie≈á thσ ì
  14. largσá  proposa∞ tha⌠  yo⌡  haΣ originall∙ importeΣ int∩ thσá Tenantá mem∩ ì
  15. froφ  AN┘  activit∙ tha⌠ yo⌡ haΣ createΣ fo≥ "XY┌ Corporation".
  16.  
  17. Conceptually¼  i⌠ madσ sensσ fo≥ AL╠ activitie≤ t∩ sharσ thσ SAM┼  mem∩  iε ì
  18. thσá Tenant file«á  However¼á thσ emergencσ oµ ß ne≈ feature¼á Quicδá Mem∩ ì
  19. [TM]¼á mandateΣá  tha⌠á eacΦ activit∙ recorΣ havσ it≤ owε mem∩á also«á  Seσ ì
  20. belo≈  fo≥ aε explanatioε oµ Quicδ Mem∩ [TM].
  21.   
  22.  
  23.               Memo options accessible from the Activity File:
  24.  
  25. Froφá  thσá Activit∙ Filσ yo⌡ caε acces≤ tw∩ memo≤ fo≥á an∙á onσá  activit∙  ì
  26. record║á   thσá ON┼ Tenant mem∩ tha⌠ al∞ activitie≤ fo≥ onσ compan∙  sharσ  ì
  27. together╗á anΣá thσá UNIQU┼ activit∙ mem∩ tha⌠ eacΦá activit∙á recorΣá has¼ ì
  28. regardles≤ oµ ho≈ man∙ activitie≤ an∙ onσ compan∙ has.
  29.  
  30.  
  31.                   -----  Activity File:  Add option  -----
  32.  
  33. Every  time you add a record in the Add option, you will see these  options ì
  34. available to you on the bottom of the screen:
  35.  
  36.  
  37.     -----------------------------------------------------------------------
  38.           Enter "1" to ignore this entry;  enter F2 for Activity Memo       |
  39.                             F3 for Quick Label [TM]                         |
  40.    F4 for Tenant Memo, F7 for proposal\invoice, any other key to continue |
  41.     -------------------------------------------------------------------------
  42.  
  43. Iµ  yo⌡ ente≥ 'F2'¼  yo⌡ wil∞ brancΦ t∩ thσ uniquσ mem∩ fo≥ thi≤  activity«  ì
  44. Iµá  yo⌡á ente≥á 'F4'¼á yo⌡á wil∞á brancΦ t∩á thσá Tenantá Mem∩á tha⌠á AL╠  ì
  45. activitie≤ fo≥  thi≤ compan∙ sharσ iε common«á  Thσ Mem∩ Option≤ Men⌡ look≤  ì
  46. tha⌠  samσ fo≥  both«á  Iµ yo⌡ looδ close¼á afte≥ yo⌡ ente≥ 'F2'¼á yo⌡ wil∞ ì
  47. seσ  thi≤  oε thσ bottoφ oµ thσ Mem∩ Option≤ Menu:
  48.  
  49.                        R)  Return to Activity record
  50.  
  51.  
  52.  
  53. If you enter 'F4', you will see this Return statement on the bottom of  the ì
  54. Memo Options Menu:
  55. è                       R)  Return to Tenant record
  56.  
  57. If you are not sure whether you are in the Tenant or Activity memo,   the ì
  58. Return statement on the bottom of the Memo Options Menu will tell you.
  59.  
  60.  
  61.  
  62.                   -----  Activity File:  Get option  -----
  63.  
  64. Your access to memos at the Add option is similar to the Get screen.   Once ì
  65. you enter the Get option from the Activity File, you will see these commnds ì
  66. on the bottom of your screen:
  67.  
  68.  
  69.     ------------------------------------------------------------------------
  70.           ENTER N FOR NEXT, P FOR PREVIOUS             F2  Activity Memo    |
  71. RETURN Exit   S FOR SEARCH, M FOR MORE COMMANDS        F4  Tenant Memo     |
  72. F3 Quick Label [TM] F7 Proposal/Inv     F8 DIAL PHONE      F9 HANG UP PHONE |
  73.     ------------------------------------------------------------------------
  74.  
  75.  
  76. Again¼  a≤ iε thσ activit∙ AdΣ option¼ enterinτ 'F2º wil∞ takσ yo⌡  t∩  thσ ì
  77. mem∩  uniquσ t∩ thi≤ activity¼ whilσ selectinτ 'F4º wil∞ brinτ u≡  thσ  onσ ì
  78. Tenant mem∩ commoε t∩ al∞ activitie≤ fo≥ thi≤ company« 
  79.  
  80.  
  81.  
  82.                               Quick Memo [TM]
  83.                  Automatic generation of memo 'Templates'
  84.  
  85. Quick Memo [TM] will create a customized 'template', a letter that has  80% ì
  86. of the text already filled in for you!
  87.  
  88.  
  89. Quick  Memo [TM] is a powerful word processor type feature that  will  save ì
  90. you  time if you need to send out short messages, say 1 to 4 sentences  per ì
  91. person,  but don't have the time to enter all of the other data  that  this ì
  92. type of correspondence requires.
  93.  
  94. Quick Memo [TM] can be used in the Tenant file, but its real application is ì
  95. in creating multiple activity memos.
  96.  
  97. Referring again to the Memo Option Menu below:
  98.     
  99.                ===Custom Memo for Accounting & Tax Service==
  100.                                Memo Options Menu
  101.                                  ===============   
  102.             ==========================================================
  103.             |             Tuesday, September 22, 1987                |
  104.             ----------------------------------------------------------
  105.             |       1)  Edit the existing memo or create a new one   |
  106.             |       2)  Output the memo to a text file               |
  107.             |       3)  Input a text file into this memo             |
  108.             |              [overwrite existing memo]                 |
  109.             |       4)  Input an external text file into this memo   |è            |              [append to existing memo]                 |
  110.             |       5)  Set Left and Right Margins:                  |
  111.             |                        5                75             |
  112.             |       6) Toggle Edit Screen Code Help [Now On ]        |
  113.             |       7)  Print options  [Printit v3.5 [TM]]           |
  114.             |       8)  Create Quick Memo [TM]                       |
  115.             |       9)  Create Quick Label [TM]                      |
  116.             |       C)  Check spelling                               |
  117.             |       D)  Convert into ASCII                           |
  118.             |       R)  Return to Activity record                    |
  119.             ==========================================================
  120.                    [Current character length of this memo = 0]
  121.  
  122.  
  123. Once  you select option 8, Quick Memo [TM] will check first to see  if  you ì
  124. have  given some general definitions about  you and your company.  If  not, ì
  125. then  Quick Memo [TM] will ask you for your company name, address,  and  so ì
  126. on«á  Thesσá samσá item≤á arσ useΣ iε thσá Proposal/Invoicσá generato≥á anΣ ì
  127. Statement≤ section¼ anΣ caε bσ defineΣ o≥ redefineΣ there.
  128.  
  129. In any case, after you have selected option 8, Quick Memo [TM] will  create ì
  130. a 'Template' for you as though you had gone to option 1 and typed it in. 
  131.  
  132.  
  133. The 'Template' contains these four sections:
  134.  
  135.                  Information about your company, centered
  136.                    The date of the 'template', expanded
  137.                   The addressee data, leftmost justified
  138.          Filing instructions, on the bottom line of the 'template'
  139.  
  140.  
  141. Once  Quick Memo [TM] has created the 'template' you can add your  specific ì
  142. lines of text by entering option 1,
  143.  
  144.               1)  Edit the existing memo or create a new one 
  145.  
  146. As  you scroll through the memo, you will observe that Quick Memo [TM]  has ì
  147. typed in most of the information that you need,  except for the body of the ì
  148. letter  or memo.  Once you have typed that in yourself, you would  save  it ì
  149. with CONTROL-W, and then print it out with option 7:
  150.  
  151.                   7)  Print options  [Printit v3.5 [TM]]       
  152.  
  153.  
  154.  
  155. An example of one 'template' appears on the next page:
  156.  
  157.  
  158.  
  159.                    ----- example of 'Template' memo  -----
  160.                    [your company is on the top, centered]
  161.  
  162.   
  163.   
  164.                          Steve's Television Repair Service
  165.                                   21211 Elm Streetè                                     Suite 322
  166.                                Los Angeles, CA  95322
  167.   
  168.                                    (214)855-6778
  169.   
  170.   
  171.                               Tuesday, April 26, 1988
  172.   
  173.   
  174.   ACCOUNTING & TAX SERVICE
  175.   Mr. John Cauble, Jr.
  176.   11056 Shady Trail
  177.   Suite 101
  178.   Dallas, TX  75229
  179.   
  180.   Dear John:
  181.   
  182.   
  183.   
  184.   
  185.   
  186.   
  187.   
  188.   
  189.   
  190.   
  191.   
  192.   
  193.   
  194.   
  195.   
  196.   
  197.   
  198.   
  199.   
  200.   
  201.   
  202.   
  203.   
  204.   
  205.   
  206.   cc:  Computer file
  207.        [04/26/1988,  7:21:30 PM]
  208.   
  209.   
  210.   
  211.  
  212.  
  213.  
  214.  
  215.                                ==============
  216.                                |  OPTION C: |
  217.                                ==============
  218.  
  219.                              C)  Check spelling  
  220.  
  221. Option C will check the spelling of the memo saved in selection 1. 
  222.  
  223.  
  224.  
  225.                                ==============
  226.                                |  OPTION D: |
  227.                                ==============
  228.  
  229.                            D)  Convert into ASCII
  230.  
  231.                                                                         
  232. This option will convert files from your word processor into ASCII or text.
  233.                                                      
  234.                                                                         
  235. Word processors supported are:                                          
  236.                                                                         
  237. Word for DOS                                                            
  238. Word for Windows                                                        
  239. Windows Write                                                           
  240. WordPerfect for DOS                                                     
  241. WordPerfect for Windows                                                 
  242. Ami Pro                                                                 
  243.                                                                         
  244.                                                                         
  245. Oncσ selected¼ i⌠ wil∞ firs⌠ locatσ you≥ startinτ worΣ processo≥ file¼ anΣ ì
  246. wil∞ theε asδ yo⌡ t∩ ente≥ thσ namσ unde≥ whicΦ yo⌡ wisΦ you≥ ne≈ ASCI╔ filσ ì
  247. t∩ bσ createΣ iε thi≤ subdirectory« 
  248.  
  249. Oncσ converted¼ optioε ─ theε displays thσ ne≈ ASCI╔ filσ yo⌡ created«
  250.  
  251.                
  252.                                                                         
  253.